Es una obligación y un deber que el empleador tenga un legajo laboral de sus dependientes, ello no solo para tener un control de sus recursos, sino también para cuando finaliza la relación laboral, ya sea por un despido o por una simple renuncia del trabajador.
En esos términos, recordamos que el legajo personal es un elemento básico que debe tener el empleador a fin de contar con los datos de la relación laboral y la documentación que respalde la historia del trabajador. El mismo, debería estar siempre actualizado y completo ya que es de gran utilidad no sólo para cumplir con las disposiciones legales sino también para cuestiones internas de la organización puesto que contiene toda la historia del trabajador en la empresa.
En efecto, se debe confeccionar un legajo por cada empleado, clasificado según las necesidades de la organización. Debería incluir Información personal del trabajador, Información del contrato de trabajo celebrado, datos del grupo familiar e información de la salud del trabajador. También será importante tener Información relacionada con el comportamiento del empleado, o sea un registro de antecedentes laborales, ello será fundamental para el caso de querer despedirlo con causa.
En cuanto a la Información personal del trabajador: Es necesario incluir toda la información y documentación relacionada con el trabajador, como la solicitud de ingreso: es una planilla que el trabajador debe confeccionar antes de ingresar a la empresa con todos los datos necesarios para registrar la relación laboral e informar a todos los organismos pertinentes a los efectos de cumplir con las disposiciones legales. Es importante que dicha ficha esté firmada por el trabajador. También deberá tenerse el Currículum; Constancia de CUIL; Fotocopia de la primera y segunda hoja del Documento y del último domicilio declarado.; Comprobantes respaldatorios de títulos secundarios, terciarios y/o universitarios, cursos, seminarios etc; Declaración de domicilio: es muy importante contar con esta información actualizada para que las notificaciones que se realicen al empleado tengan validez; Información del Contrato de Trabajo celebrado; Constancia de Alta en el Registro de Altas y Bajas en Materia de Seguridad Social; Si es necesario por la modalidad de contratación elegida, el contrato firmado por ambas partes; Recibos de sueldos firmados por el trabajador.
También debemos contar con los datos del grupo familiar, siendo importante la declaración de el/los beneficiarios del seguro de vida obligatorio y Formularios de ANSES Ps.2.4 y Ps.5.3, como así también la nota sobre los requisitos para percibir las asignaciones familiares; Si la trabajadora está embarazada, certificado que acredite dicha condición con la aclaración de la fecha probable de parto; Si el trabajador percibe asignaciones familiares. Otro dato importante, será la Información de la salud del trabajador, Informe de aptitud del examen médico preocupacional sobre todo, siendo también de suma importancia el registro de ausencias por enfermedad y/o los certificados médicos que avale el otorgamiento de licencias por enfermedad.
Por último, para el momento en que se analice el despido con causa de un trabajar, además de lo ya mencionado, será importante contar con un Reglamento interno firmado por el trabajador; con las Suspensiones y/o sanciones disciplinarias; un Informe de evaluación periódica del desempeño, y en general, el registro de antecedentes laborales. Para luego de finalizada la relación laboral, se deberá contar con Telegrama de desvinculación (renuncia, despido, e intercambio telegráfico en general); Certificación de Servicios Art. 80 y Certificación de Aportes y contribuciones.
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